Auch wenn einige Messebesucher sich durch einen Vorab-Termin zeitlich so einigermaßen einplanen lassen, so trifft dies auf das Gros der Messegäste nicht zu. Die meisten kommen wie es gerade passt, und auch bei festen Terminen muss öfter als man denkt mit Verspätung gerechnet werden.
Dazu kommen Phasen, in denen der Stand menschenleer ist. Und ehe man sich versieht, drängeln sich die Besucher in Scharen, und die eben noch etwas gelangweilten Standmitarbeiter sind alle im Einsatz.
Wenn man ruhige Zeiten damit überbrücken kann, den Stand wieder in Ordnung zu bringen oder Prospektständer aufzufüllen, so ist ein regelrechter Ansturm jedoch wesentlich schwieriger in den Griff zu bekommen.
Kunden endlos warten lassen, die einen Mitarbeiter sprechen wollen der gerade im Gespräch ist, ist nicht die beste Lösung. Hier ist ein für das ganze Team vorbereiteter Messe-Terminkalender sehr hilfreich, der an zentraler Stelle ausgelegt ist.
Im 15-Minutentakt lässt sich nun einen Termin vereinbaren, der auch dem Besucher gelegen kommt. Dieser kann sich in Ruhe an den Nachbarständen noch etwas umsehen, um dann zum Gespräch wieder zu erscheinen. Dann sollte aber sichergestellt sein, dass der Gesprächspartner auch wirklich zur Stelle ist.
Sollte nicht gewährleistet sein, dass ein späterer Termin auch tatsächlich wahrgenommen wird, so kann es manchmal auch sinnvoll sein, direkt einen Termin für die Zeit nach der Messe zu vereinbaren.
Wenn man diesen dann noch möglichst am gleichen Tag per E-Mail oder Fax bestätigt, so hat man die Sicherheit, einen ggf. wichtigen Kontakt nicht verloren zu haben.
Wichtige Kunden können aber selbstverständlich auch – sofern der gewünschte Gesprächspartner signalisiert, dass er bald bereit steht – höflich gebeten werden, sich ein paar Minuten zu gedulden. Und mit einer Tasse Kaffee und Tee lässt sich diese Zeit auch freundlich überbrücken.
